Medizinischer Versandhandel optimiert mit Microsoft Dynamics NAV
Mit der Gründung Anfang 2005 zählte das Unternehmen medpex als Apotheke zu den ersten deutschen Versendern. Es fehlte eine Software-Lösung, die als zukunftsfähiges System das Wachstum des jungen Unternehmens begleitet und Schritt für Schritt weitere Funktionen übernehmen konnte. Die Entscheidung fiel auf Microsoft Dynamics NAV und auf Comsol!
Microsoft Dynamics NAV deckte die Grundanforderungen aus Versandhandel und Pharmazie ab und konnte in der Startphase sogleich den Arbeitsbereich der Finanzbuchhaltung übernehmen. Um die Qualitätssicherung im Warenausgang zu gewährleisten, suchte medpex nach einer integrierten Lösung für Navision, die mit Hilfe von Barcode-Scannern Arbeitsschritte im Versand unterstützt sowie entsprechend dokumentiert. Comsol Multiscan deckte die gestellten Anforderungen ab und ließ sich mit wenig Aufwand in die bestehende Datenbank integrieren.
„Und bring mir noch meine Medizin bei der Apotheke mit!“ Dieser Merkposten steht inzwischen wahrscheinlich auf wesentlich weniger Einkaufszetteln, seit sich der Verbraucher auch über das Internet in den Webshops der Versandapotheken mit seinen Arzneien versorgen kann. So sind nach Auskunft des Bundesverbandes Deutscher Versandapotheken aktuell 1800 Apotheken mit behördlicher Erlaubnis zum Medikamentenversand zugelassen. Davon haben nur ca. 2% der Apotheken ein Versandaufkommen von mehr als 1000 Aussendungen pro Tag. Mit dabei: die Ludwigshafener Versandapotheke medpex. Hier in Ludwigshafen werden Kundenbestellungen, die via Webshop oder telefonischer Hotline bis spätestens 8 Uhr 15 eintreffen, mit eine Quote von 90% im Nachtsprung dem Kunden ausgeliefert.
„Wir verstehen uns nicht ausschließlich als Versandhändler, sondern versuchen ein vertrauenswürdiger Informationsanbieter für unsere Kunden zu sein“, so Frank Müller. Und diese Informationen sind insbesondere auch im Warenausgang ein wesentlicher Eckpfeiler der hohen Qualitätsanforderungen im Versand von Arzneimitteln. Muss beispielsweise dem Medikament eine Rezeptbeschreibung beigefügt oder darf es nur in einer speziellen Verpackung verschickt werden? Oder wie können Kommissionierungsvorgänge nachträglich belegt und für eine mögliche Reklamation herangezogen werden?
Für die Umsetzung dieser Anforderungen setzt die Versandapotheke medpex nun erfolgreich das Microsoft Dynamics NAV Modul Comsol Multiscan ein. Hierzu wurde für den Versandbereich ein Arbeitsplatz zur Qualitätssicherung geschaffen, an dem sowohl ein Hand- als auch ein stationärer Scanner verfügbar sind.
„Und so sieht ein typischer Arbeitsvorgang aus:
Der Lagermitarbeiter kommissioniert anhand eines Packzettels die benötigten Produkte und stellt die Sendung in einem geöffneten Versandkarton am Scan-Arbeitsplatz bereit. Anschließend wird die Endkontrolle durch eine medizinische Fachkraft durchgeführt. Die Packzettelnummer wird gescannt und auf dem Bildschirm erscheint in einer Maske der Versandauftrag mit den dazugehörigen Artikeln. Jetzt müssen die PZN- und EAN-Barcodes aller Artikel im Päckchen gescannt werden – zum Schluss leuchtet das grüne „Erledigt“-Signal am Bildschirm und bestätigt den kompletten Umfang der Sendung.
Mit einem Scanvorgang durch Comsol Multiscan werden dabei insbesondere folgende Aktionen unterstützt:
- Verifizierung der Daten in Echtzeit: Gegenkontrolle der Liefermengen und der Artikelnummern des zu versendenden Auftrags.
- Klare optische und akustische Signale an den Benutzer, der sich auf die Kontrolle konzentrieren kann und dabei weder Maus noch Tastatur einsetzen muss.
- Dokumentation im Scanprotokoll der versendeten Artikel als Nachweisgrundlage bei möglichen Kundenreklamationen. Fehlt der Nachweis, müsste dies auf Kulanz nachgeliefert werden.
- Hinweis auf spezielle Versandverfahren zur Beachtung der Kühlkette sowie die Notwendigkeit eines Beilagenzettels bei rezeptpflichtigen Arzneien durch Scananweisungen („Pop-Ups“).
Mittels zusätzlicher Scanbefehlskarten – auf denen die für den mepPex-Mitarbeiter relevanten Funktionen als Barcode dargestellt sind -, können weitere Funktionen wie z.B. die Mengeneingabe bei größeren Verpackungseinheiten ausgeführt werden.
Diese Befehle ermöglichen dem Anwender, neben der Erfassung von Artikeldaten eine Reihe von zusätzlichen Arbeitsschritten auszuführen, die in Navision sonst nur über Befehls- oder Menübuttons aufgerufen werden können. Die wichtigsten Funktionen – wie zum Beispiel das Freigeben eines Auftrages, Buchen und Drucken – sind dabei in Comsol Multiscan bereits verfügbar. Durch die offene Architektur können kundenspezifische Erweiterungen ohne großen Aufwand programmiert und eingebunden werden.
Mit Comsol Multiscan hat medpex einen starken Unterstützer in Sachen Qualitätssicherung. Ein erfahrener Mitarbeiter kann zwar per Augenkontrolle die kommissionierten Artikel mit dem Auftrag vergleichen, ein Barcodescanner dagegen lässt sich auch nicht bei einem Sortimentsumfang von 130000 Artikeln von ähnlich aussehenden Verpackungen beirren und verhindert so mögliche Fehler. Insgesamt ist so eine optimale Abbildung des Warenausgangs mit Comsol Multiscan möglich. Die Anwendung konnte nach einer kurzen Einführung vom Kunden selbst realisiert werden – und diese ohne zusätzlichen Entwicklungskosten sowie relativ geringem Implementierungsaufwand.
KURZINFORMATION
Unternehmen: medpex ist die Internetapotheke der Stiftsapotheke Ludwigshafen. Das Sortiment umfasst mit ca. 130.000 Produkten das Vollsortiment der Apothekenartikel einschließlich rezeptpflichtiger Produkte. Täglich werden mehr als 1000 Pakete, pro Monat mehr als 20.000 unterschiedliche Arzneimittel versandt. Das Lager hat eine Lagerfläche von 1000 qm. Der Webshop trägt das Europäische Online-Shopping Gütersiegel „Euro-Label“.
Ausgangssituation: Eine Scannerlösung im Warenausgang sollte den Arbeitsprozess erleichtern, unterstützende Informationen liefern und die hohen Qualitätsanforderungen für den Versand von Medizin sicherstellen.
Lösung: medpex entschied sich für Comsol Multiscan, weil sich die Lösung mit geringem Aufwand voll in die bestehende Datenbank integrieren lässt und sämtliche Anforderungen an Qualitätssicherung und Ablauf abgedeckt wurden.
Nutzen: Seit Einführung konnte bei gleich bleibendem Durchsatz die Sicherheit erhöht und somit die Reklamationsrate merklich gesenkt werden.
Technik: medpex setzt Microsoft Dynamics NAV in der Version 4.1 ein. Als Scanner werden ein Hand-CCD Funkscanner und ein stationärer, omnidirektionaler Tischscanner eingesetzt. Durch diese Kombination können die Artikel sowohl direkt im Karton oder beim Vorbeischieben erfasst werden.
